vom ehrenamtlichen Vorstand zum hauptamtlichen Vorstand mit ehrenamtlichen Aufsichtsrat.

Der Anlass

1. Unruhe, Unstimmigkeiten, Austritte im ehrenamtlichen Vorstand
2. Eltern signalisieren keine Bereitschaft, das Vorstandamt zu übernehmen
3. Sicherung und Professionalisierung der Vereinsarbeit

Die Vorteile

Die Umstellung von einem ehrenamtlichen Vorstand auf einen hauptamtlichen Vorstand in einer Elterninitiative hat verschiedene Vorteile und kann dazu beitragen, die Effizienz und Professionalität des Vereins zu steigern:

1. Kontinuität und Stabilität: Ein hauptamtlicher Vorstand bietet Kontinuität und Stabilität für den Verein, da er sich kontinuierlich um die Angelegenheiten des Vereins kümmern kann, unabhängig von den Veränderungen in der ehrenamtlichen Vorstandsmitgliederbesetzung.
2. Professionalität: Ein hauptamtlicher Vorstand kann professionell auf Erfahrungen und Fachkenntnisse zurückgreifen, die bei der effektiven Leitung des Vereins von Vorteil sind. Dies kann sich positiv auf die strategische Planung, das Finanzmanagement, die Mitgliederbetreuung und andere wichtige Bereiche auswirken.
3. Zeit und Engagement: Ehrenamtliche Vorstandsmitglieder stehen in einer zwiegespaltenen Lage – einerseits Elternteil eines Kindes und andererseits Vorstand des gesamten Vereins. Sie haben oft begrenzte Zeitressourcen aufgrund ihrer anderen Verpflichtungen wie Arbeit und Familie. Ein hauptamtlicher Vorstand kann sich konzentriert und kontinuierlich dem Verein widmen und hat mehr Zeit, sich um die täglichen Aufgaben und Herausforderungen zu kümmern.
4. Effektive Kommunikation: Ein hauptamtlicher Vorstand kann für eine effektivere Kommunikation innerhalb des Vereins sorgen, indem er regelmäßige Updates und Informationen bereitstellt und auf die Anliegen der Mitglieder zeitnah reagiert.
5. Fokus auf langfristige Ziele: Ein hauptamtlicher Vorstand kann sich besser auf die Entwicklung und Umsetzung langfristiger Ziele und Programme konzentrieren, da er nicht von den gleichen zeitlichen Einschränkungen betroffen ist wie ehrenamtliche Vorstandsmitglieder.
6. Fundraising und Ressourcenbeschaffung: Ein hauptamtlicher Vorstand kann sich auf professionelle Art und Weise dem Fundraising widmen und gezielt Ressourcen für den Verein beschaffen, um finanzielle Stabilität und Wachstum zu fördern.
7. Rechtliche und organisatorische Compliance: Ein hauptamtlicher Vorstand kann sicherstellen, dass der Verein alle rechtlichen Anforderungen und Vorschriften erfüllt und die organisatorische Compliance aufrechterhält, was dazu beiträgt, rechtliche Risiken zu minimieren.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Entscheidung, einen hauptamtlichen Vorstand einzusetzen, gut durchdacht sein sollte und die finanziellen Ressourcen des Vereins berücksichtigt werden müssen. Die Unterstützung durch die Mitglieder sind entscheidend für den Erfolg dieser Umstellung.

Die Maßnahmen

Die Umwandlung eines Vereins mit ehrenamtlichem Vorstand zu einem Verein mit hauptamtlichem Vorstand stellt eine bedeutende Veränderung für die Organisation dar. Hier sind einige Schritte, die bei diesem Vorgehen beachten sollten:

1. Diskussion und Entscheidung im Vorstand: Der erste Schritt besteht darin, im Vorstand des Vereins eine Diskussion über die Notwendigkeit eines hauptamtlichen Vorstands zu führen. Es ist wichtig, dass die Vorstandsmitglieder einverstanden sind und die Entscheidung unterstützen.
2. Kommunikation: Informieren Sie die Mitglieder des Vereins über die geplanten Veränderungen und die Gründe dafür. Eine transparente Kommunikation ist wichtig, um das Verständnis und die Unterstützung der Mitglieder (oberstes Gremium einer Elterninitiative) zu gewinnen. Ebenfalls sollten das Jugendamt, der Bürgermeister, der Spitzenverband und das Landesjugendamt über das Vorhaben informiert werden.
3. Vereinssatzung und Geschäftsordnung: Die Satzung des Vereins muss geändert werden, um die Position des hauptamtlichen Vorstands zu schaffen. Die Geschäftsordnung wird für Detailaufgaben ausgearbeitet.
   In der Satzung werden die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten des hauptamtlichen Der Mitglieder, des Aufsichtsrates und des Vorstands klar definiert. Die angepasste Satzung muss dem Amtsgericht, vor Bestätigung durch die außerordentliche Mitgliederversammlung zur Prüfung vorgelegt werden.

4. Außerordentliche Mitgliederversammlung: Nun ist es an der Zeit für die Einberufung der außerordentlichen Mitgliederversammlung. Vorstellung der Vorteile des Vorhabens. Diskussion und Abstimmung.
5. Finanzielle Planung: Wenn Sie einen hauptamtlichen Vorstand einstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die finanziellen Ressourcen des Vereins ausreichen, um das Gehalt und andere mit der Anstellung verbundene Kosten zu decken. Wird der hauptamtlichen Vorstand aus den Mitarbeitenden (Leitung) bestimmt, werden entsprechende Dienstverträge vorbereitet.
6. Suche des ehrenamtlichen Aufsichtsrats: Es werden drei unabhängige Personen für diese Position gesucht.
7. Suche des hauptamtlichen Vorstands: Wenn die Satzungsänderung vollzogen ist und die finanziellen Mittel gesichert sind, wird mit der Suche nach einem qualifizierten hauptamtlichen Vorstandsmitglied begonnen.
8. Ordentlichen Mitgliederversammlung: Die Mitglieder wählen den Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat bestimmt den Vorstand. Der bisherige Vorstand wird entlastet und der neue Vorstand übernimmt. Die notariell unterzeichnete Satzung wird beim Amtsgericht hinterlegt und dem Jugendamt, Landesjugendamt und Finanzamt gesendet.
9. Übergangsphase: Während der Übergangsphase sollte eine enge Zusammenarbeit zwischen dem neuen hauptamtlichen Vorstand und den ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern stattfinden. Dieses ermöglicht einen reibungslosen Übergang und eine effektive Zusammenarbeit.
10. Medienanpassung: Anpassung der Geschäftsunterlagen: Briefbogen, Signatur und Anpassung der Website.
11. Evaluation und Anpassung: Nach der Implementierung des hauptamtlichen Vorstands werden regelmäßige Evaluierungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Veränderung die gewünschten Ergebnisse erzielt. Bei Bedarf können Anpassungen vorgenommen werden, um den Erfolg des Vereins sicherzustellen.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Umstellung auf einen hauptamtlichen Vorstand gut durchdacht und mit der Unterstützung aller Beteiligten erfolgen sollte, um eine erfolgreiche Transition zu gewährleisten.

1.08.2021 Kind Aktiv e.V.

Aus der Elterninitiative "Die kleinen Strolche" e.V. wird die Elterninitiative Kind Aktiv e.V. mit der Kindertageseinrichtung "Die kleinen Strolche".
Den Rollenkonflikt, dass Eltern gleichzeitig den Vorstand bilden und damit auch datenschutzrechtliche Konflikte drohen könnten, haben wir mit der Umstrukturierung beendet. Das Leitung und Vorstand durch die gleichen Personen verkörpert werden, war in der gelungenen Umstrukturierung unseres Vereins stets Thema mit den Eltern / Mitgliedern und dem Aufsichtsrat. Wir haben es sicher in unserer Satzung, Geschäftsordnung und nicht zuletzt in unserer Konzeption verankert, um einen reibungslosen und rechtssicheren Ablauf zu garantieren. Der gesamte Prozess der Wandlung zog sich über ca. sieben Monate hin.

Wir freuen uns, daraus neue Erfahrungen sammeln zu können und werden diese auch weiterhin dokumentieren und gerne weitergeben.

Ausgangssituation

Vereinsstruktur mit ehrenamtlichem Vorstand:

Struktur des Vereins nach der Wandlung

Vereinsstruktur mit hauptamtlichem Vorstand und ehrenamtlichem Aufsichtsrat:

Die Erfahrungen

Als gemeinnütziger Verein mit einem hauptamtlichen Vorstand, der sich aus dem Leitungsteam bildet, kann nach über einem Jahr Erfahrung folgendes Ergebnis festgehalten werden:

• Prozessoptimierung durch Kompetenzetablierung
• Zeitersparnis durch direkte Entscheidungswege
• Entspannterer Umgang mit allen Eltern. Es gibt keine gedoppelten Funktionsträger mehr - Eltern <-> Vorstand-Eltern
• Ausbau der finanziellen Ressourcen durch Finanzplanung, Fördermittel, Fundraising